Incoterms: qué son, para qué sirven y por qué deberías tenerlos claros

Si trabajas con importaciones o exportaciones, es muy probable que hayas escuchado hablar de los Incoterms en más de una ocasión. Sin embargo, también es bastante habitual que generen dudas o incluso cierta confusión. Y es normal: aunque se mencionan constantemente en presupuestos, contratos y negociaciones, no siempre se explican con claridad.

Los Incoterms son un conjunto de reglas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional que se utilizan para definir las responsabilidades de cada parte en una operación de comercio exterior. Su función principal es dejar claro, desde el principio, cómo se reparten los costes, los riesgos y las obligaciones logísticas entre vendedor y comprador.

Dicho de otra manera, los Incoterms nos ayudan a responder a preguntas fundamentales como:

• ¿Quién paga el transporte?

• ¿Quién contrata el seguro?

• ¿Quién se hace cargo de los trámites aduaneros?

• ¿En qué punto exacto se considera que la mercancía ha sido entregada?

Estas cuestiones, que pueden parecer simples, son clave para que una operación internacional funcione sin sobresaltos.

Uno de los errores más comunes que veo en el día a día es pensar que todos los Incoterms son similares o que da igual elegir uno u otro. Nada más lejos de la realidad. Cada Incoterm implica un reparto distinto de costes y riesgos, y una mala elección puede traducirse en gastos imprevistos, retrasos o incluso conflictos entre las partes.

Por ejemplo, no es lo mismo asumir el riesgo hasta que la mercancía sale del almacén de origen que hacerlo hasta que llega al destino final. Tampoco es igual responsabilizarse solo del transporte principal que encargarse también de la carga, descarga, seguros o despachos aduaneros. Todo eso queda definido en el Incoterm acordado.

Además, los Incoterms no solo afectan a la logística, sino también a la negociación comercial. Influyen en el precio final, en los márgenes y en la percepción de valor del servicio. Por eso, entenderlos bien te da una posición más sólida a la hora de negociar con clientes o proveedores internacionales.

En AFTRANS convivimos con los Incoterms a diario. Acompañamos a empresas que exportan por primera vez y a otras con amplia experiencia internacional, y en ambos casos el punto de partida suele ser el mismo: analizar la ruta, el tipo de mercancía, el medio de transporte y las capacidades reales de cada parte. No existe un Incoterm “mejor” de forma universal, sino el más adecuado para cada operación concreta.

También es importante recordar que los Incoterms no sustituyen a un contrato de compraventa. Son una herramienta que aporta claridad, pero deben ir siempre bien definidos y acompañados del resto de condiciones comerciales. Indicar correctamente el Incoterm, la versión aplicable y el lugar acordado evita malentendidos y protege a ambas partes.

En un entorno logístico cada vez más complejo, donde los costes cambian, los plazos se ajustan y los riesgos existen, tomar decisiones informadas marca la diferencia. Elegir bien un Incoterm no es un detalle menor: es una parte estratégica del envío.

Por eso siempre insistimos en lo mismo: dedicar tiempo a entender y seleccionar el Incoterm correcto es una inversión, no una pérdida de tiempo. Porque en logística, como en muchos otros ámbitos, un buen envío empieza con una buena decisión.